ElbAvento

Rückendeckung

Aus der Gastro für die Gastro

Die Kasse hakt schon wieder,
die Deko für Silvester braucht Angebote und Ostern fehlt noch im Reservierungssystem.
Wir kümmern uns virtuell darum und Sie bekommen das Ergebnis fertig zurück.

Kennenlerngespräch buchen → 15 Minuten, kostenlos
Assistenz und Backoffice für die Gastronomie
Das Wichtigste in 30 Sekunden · Virtuell. Im Hintergrund. Auf den Punkt.
  • Das volle Postfach sortieren wir und beantworten alles, was nicht auf Ihren Schreibtisch muss.
  • Lang geplante Anschaffungen kommen voran, weil wir Angebote einholen und vergleichbar nebeneinanderlegen.
  • Weil wir Bewertungen und Belege laufend erledigen, staut sich im Büro nichts mehr.
  • Wir arbeiten in Ihren Programmen und brauchen ja eigentlich nur die Zugänge.
  • Los geht es gleich mit Ihrer Priorität und den Umfang passen wir gemeinsam an.
Der Alltag

Kennen Sie das?

Was fehlt, fällt in einem Augenblick auf,
beim Essen woanders oder beim Gang durchs eigene Haus.
Neben dem Service bleibt es wochenlang liegen,
während bei uns eine kurze Nachricht reicht.

„Das Postfach ist schon wieder voll.“

Die Bewerbung steckt zwischen Werbung und Rechnungen, weil der Abend voll war. Wir sortieren und beantworten den Posteingang, sodass nichts Wichtiges mehr untergeht und jede Bewerbung ihren Termin bekommt.

„Eigentlich wollte ich längst Kassen vergleichen.“

Die neue Kasse spukt seit Monaten im Kopf, doch neben dem Betrieb fehlt die ruhige Stunde dafür. Angebote holen wir ein, stellen sie gegenüber und begleiten die Umstellung.

„Ostern muss noch ins Reservierungssystem.“

Wir legen die buchbaren Zeiten an und stellen das Ostermenü in den Shop, falls es einen gibt. Die Werbung liegt fertig bereit und die Gäste von morgen hören rechtzeitig davon.

„Auf die Bewertung vom Samstag hat noch keiner geantwortet.“

Zwischen zwei vollen Abenden blieb dafür keine Zeit. Bei uns bekommt jede Bewertung eine Antwort in Ihrem Ton und das Google-Profil zeigt Zeiten, die stimmen.

„Passt die Lieferung eigentlich zur Rechnung?“

Zwischen Wareneingang und Service bleibt selten Ruhe für den Abgleich. Lieferscheine gleichen wir mit den Eingangsrechnungen ab, halten Bestellungen nach und legen die Belege sortiert für den Steuerberater bereit.

„Waren die Personalkosten im letzten Herbst auch so hoch?“

Die Zahlen stehen in Kasse und Zeiterfassung, nur nebeneinander sieht man sie selten. Wir legen sie neben das Vorjahr und Sie sehen auf einen Blick, wo es sich lohnt hinzuschauen.

Wobei können wir Sie unterstützen?

Auf jedem Schreibtisch liegt etwas anderes obenauf.
Im Kennenlerngespräch schauen wir gemeinsam darauf und fangen genau dort an.

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Ein guter Anfang

Für den Einstieg

Was lange oben auf der Liste steht, braucht oft nur einen Anfang.
Mit einem dieser Themen ist er gemacht und danach läuft die Rückendeckung weiter.

Jahresplanung für Restaurants

Weihnachten ist jedes Jahr am 24. Dezember und kommt trotzdem immer wieder erstaunlich schnell. Einmal gehen wir deshalb gemeinsam durchs Jahr und halten fest, was vom Muttertag bis zur Halloween-Aktion ins Reservierungssystem und in den Shop gehört. Nach Ihrem Zeitplan bleiben wir dran und alles liegt bereit, bevor die ersten Gäste fragen.

E-Rechnung startklar

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 verschicken Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz Rechnungen über 250 € an Firmenkunden, etwa fürs Catering, als E-Rechnung. Ab 2028 folgen alle außer Kleinunternehmern. Wir prüfen Kasse und Rechnungsprogramm, richten Empfang und Ablage ein und klären den Rest mit Steuerberater und Softwareanbieter.

Bewertungen aufholen

Wenn Freunde überlegen, wo sie essen gehen, schaut als Erstes einer bei Google nach und liest die Bewertungen. Alle offenen Bewertungen beantworten wir in Ihrer Stimme und bringen im Google-Profil Öffnungs- und Feiertagszeiten auf Stand. Wird jede Rückmeldung ernst genommen und stimmt das Profil, rückt Ihr Haus in der Suche nach vorne und der nächste Gast sieht gleich, dass hier jemand zuhört.

Für wen wir arbeiten

Für wen

Restaurants

Mittags und abends gehört der Tag dem Service und fürs Büro bleibt die Stunde danach. Weil wir das Reservierungssystem vor Feiertagen und die Bewertungen übernehmen, gehört diese Stunde wieder Ihnen.

Caterer und Eventlocations

Zwischen zwei Veranstaltungen warten am Schreibtisch die Rechnungen an Firmenkunden. Wir schreiben sie in Ihrem Programm und gleichen die Lieferscheine mit den Eingangsrechnungen ab, bevor sich ein Stapel bildet.

Kleine Hotels

Das Büro läuft am Empfang nebenher, während der Gast Vorrang hat. Postfach und Google-Profil übernehmen wir, sodass keine Mail mehr auf die ruhige Minute an der Rezeption wartet.

So läuft die Zusammenarbeit

Vom ersten Gespräch
bis zur festen Zusammenarbeit.

01

Kennenlernen

15 Minuten · kostenlos

In einem kurzen Gespräch lernen wir uns kennen und sprechen darüber, wie der Ablauf im Haus aussieht, was im Büro gerade liegen bleibt und wo wir Sie am besten unterstützen können.

02

Angebot

Danach schreiben wir ein Angebot, das auf Ihren Bedarf zugeschnitten ist. Der Umfang ist darin klar benannt, damit von Anfang an feststeht, was dazugehört.

03

Feinjustierung

In einem zweiten Gespräch gehen wir das Angebot gemeinsam durch, ergänzen, streichen oder schärfen nach, bis beide Seiten sagen, dass es passt.

04

Vertrag und Onboarding

Nach der Unterschrift übergeben Sie uns alles Wichtige zu Betrieb, Räumen, Preisen und Abläufen und richten die Zugänge zu Postfach und Kalender sowie zu Reservierungssystem und Rechnungsprogramm ein.

05

Die ersten drei Monate

Startphase

In regelmäßigen Feedbackgesprächen passen wir den Umfang gemeinsam nach oben oder unten an, wenn sich der Bedarf ändert. In dieser Zeit kann jede Seite die Zusammenarbeit mit zwei Wochen Frist beenden, deshalb gehen Sie dabei kein Risiko ein.

In den ersten drei Monaten lernen wir uns gegenseitig kennen, damit beide Seiten danach wissen, dass es passt.

06

Feste Zusammenarbeit

Ab dem vierten Monat läuft der Vertrag ohne Mindestlaufzeit weiter und lässt sich mit zwei Monaten zum Monatsende beenden. Auf eine lange Zusammenarbeit arbeiten wir hin, denn je länger wir ein Haus kennen, desto mehr können wir Ihnen abnehmen.

Sie müssen nichts installieren, keine Software wechseln und niemanden einstellen.
Der erste Schritt kostet Sie fünfzehn Minuten.
Mehr nicht.

Mit Eventzentrale und Marketing und Sales

Für die Eventzentrale allein kommen vielleicht zu wenige Anfragen,
während im Büro zu viel liegen bleibt.
Beides zusammen passt und alles über den Betrieb erzählen Sie uns nur einmal.

Von der Anfrage bis zur Buchung.

Die Eventzentrale beantwortet Event- und Gruppenanfragen in Ihrem Namen, schreibt die Angebote und führt die Detailabsprachen.

Zur Eventzentrale →

Reichweite und Kundenstamm aufbauen.

Marketing und Sales spricht frühere Firmenkunden wieder an, geht auf neue Firmen zu und pflegt Portale und Bewertungen. Bei Restaurants ergänzt die Jahresplanung fürs Marketing die Planung fürs Büro.

Zu Marketing und Sales →
Einblicke

Aus unseren Einblicken.

Angebote für die neue Kasse, die sich vergleichen lassen.

Lange bleibt die neue Kasse eine Idee, bis die Angebote nebeneinanderliegen.
Die holen wir ein und stellen sie so gegenüber, dass Ihre Wahl schnell fällt.

Zum Beitrag →

E-Rechnung in der Gastronomie: was wir prüfen.

Die Rechnung fürs Firmencatering ist schnell geschrieben, aber kann das Programm sie als E-Rechnung schicken?
Wir prüfen Kasse und Rechnungsprogramm und richten ein, was fehlt.

Zum Beitrag →

Häufige Fragen

Arbeiten Sie auch in unserem Reservierungssystem?

Dafür bekommen wir einen eigenen Zugang. Feiertage, Schichten und Shop pflegen wir dort mit. Die Werbung läuft über Ihr eigenes Werbekonto und mit dem Budget, das darin festgelegt ist.

Schreiben Sie auch unsere Rechnungen?

In Ihrem Rechnungsprogramm schreiben wir sie nach Vorgabe oder bereiten sie dort vor. Die Belege sortieren wir für den Steuerberater, bei dem Buchen und Lohnabrechnung bleiben.

Entscheiden Sie dann auch, welche Kasse wir nehmen?

Wir holen die Angebote ein und legen sie so nebeneinander, dass sie sich gut vergleichen lassen. Entschieden, bestellt und unterschrieben wird bei Ihnen im Haus.

Springen Sie ein, wenn unsere Bürokraft fehlt?

Was sonst liegen bliebe, übernehmen wir mit, weil wir Betrieb und Programme aus der laufenden Zusammenarbeit kennen. Welche Aufgaben es sind, sprechen wir miteinander ab.

Kann das nicht auch eine KI?

Wir arbeiten selbst mit Programmen und auch mit KI, aber nichts davon lassen wir allein laufen. Während ein Programm die Antwort auf eine Bewertung entwirft, haken wir beim Kassenanbieter nach und merken, ob die Deko zu Ihrem Haus passt.

Was machen Sie anders als andere Assistenzen?

Wir kommen aus Betriebsleitung und Assistenz der Geschäftsleitung und kennen Reservierungssystem und Kasse aus eigener Arbeit. Viele Assistenzen arbeiten für jede Branche und nach Stunden, während wir für die Gastronomie zum Monatsbetrag da sind.

Was dürfen wir Ihnen abnehmen?

Bringen Sie ruhig die ganze To-do-Liste mit ins Gespräch.
In einer Viertelstunde klären wir zusammen, wo der Bedarf gerade am höchsten ist.

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